مستند ميثاق المشروع Project Charter

ميثاق المشروع Project Charter هو بمثابة شهادة ميلاد المشروع والتي باعتمادها يعترف الجميع بوجود المشروع ويبدأ العمل الفعلي في المشروع.

يتضمن مستند وثيقة المشروع التفاصيل الجوهرية التي تضمن التناغم والتفاهم بين مدير المشروع و ممول المشروع Project sponsor مثل الاتفاق على أهداف المشروع وجدوى المشروع (دراسة الجدوى) وتكاليف المشروع وغيرها من التفاصيل التي سنذكرها لاحقاً، هذا التناغم يقلل من احتمال الخلاف أثناء تنفيذ المشروع أو فشل المشروع.

كما أن مستند ميثاق المشروع هو المستند المرجعي لمدير المشروع والذي يبنى فوقه جميع نشاطات المشروع التالية وأهم ما في مستند ميثاق المشروع هو تحديد صلاحيات مدير المشروع. حيث أنه باعتماد مستند ميثاق المشروع يستطيع مدير المشروع مباشرة أعماله.

متى يبدأ العمل على ميثاق المشروع ومن يعده

تمتلك المؤسسات هياكل إدارية متنوعة ومختلفة والذي بدوره يؤثر على طريقة بدء العمل في مستند ميثاق المشروع.

المؤسسات الصغيرة عادة ما يكون التواصل فيها بين ممول المشروع project sponsor ومدير المشروع مباشرة، وبالتالي إما أن يعمل ممول المشروع على إعداد ميثاق المشروع أو يسند هذه المهمة لمدير المشروع لإعدادها.

بينما في المؤسسات المتوسطة والكبيرة من الممكن وجود مكتب لإدارة المشاريع يهتم بإدارة المبادرات والتحقق من توافقها مع استراتيجة المؤسسة وتحويل هذه المبادرات إلى مشاريع. وبالتالي يكون مكتب إدارة المشاريع هو الجهة المختصة بإعداد ميثاق المشروع.

مساهمة مدير المشروع في إعداد ميثاق المشروع باختلاف حالات وهياكل المؤسسة لا غنى عنها.

ما هي مكونات ميثاق المشروع

• وصف المشروع – ما هو المشروع الذي سيتم العمل عليه؟
• دراسة الجدوى – لماذا نعمل على المشروع؟ ما هي الجدوى المالية أو أي جدوى بُني عليها المشروع؟
• قائمة أصحاب المصلحة – من هم الأشخاص أو الجهات التي تؤثر في أو تتأثير بالمشروع؟
• مدير المشروع وصلاحياته – من هو مدير المشروع أو فريق إدارة المشروع وما هي صلاحياتهم؟
• وصف المنتج – ما هو المنتج النهائي للمشروع وما هي نواتج المشروع المكونة له؟
• أهداف المشروع – ما هي الأهداف الذكية التي للمشروع وكيف تتناسب مع الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة؟
• موارد المشروع المعينة مسبقاً – من هم العاملين بالمشروع وعددهم؟
• افتراضات المشروع – ما الذي نعتقد أنه صحيح أو نعتقد صحته ولم نستطع التحقق منه؟
• مخاطر المشروع – ما الأشياء التي قد تؤثر سلباً أو إيجاباً على المشروع وما هو التأثير المحتمل؟
• قيود المشروع – ما هي القيود التي يجب أن يخضع لها المشروع، والعوامل التي قد تؤثر على تسليم المشروع؟
• قائمة الموافقات – ما هي الموافقات المطلوبة أثناء المشروع، ممن، وما هي صلاحياتهم؟
• معايير الخروج من المشروع – ما هي الحالات أو الشروط التي ستؤدي لإغلاق المشروع؟

ما هي الاجراءات التي يقوم بها مدير المشروع لكتابة ميثاق المشروع

مثلما ذكرنا، تختار مكاتب إدارة المشاريع المشاريع التي يجب العمل عليها وتسندها لمدراء المشاريع، وفي هذه الحالة لا يكون تطوير ميثاق المشروع من مهام مدير المشروع، ولكن نتحدث عن الحالة التي تكون فيها في مؤسسة تتطلب منك كمدير مشروع كتابة ميثاق المشروع، ما هي الخطوات التي يجب أن تتبعها لتطوير ميثاق مشروع احترافي.

ميثاق المشروع يا صديقي -مثل جميع عمليات إدارة المشاريع ووثائقه- يخضع للتكييف والتخصيص وفق العوامل البيئية للمشاريع وأصول العمليات التنظيمية وثقافة المؤسسة وغيرها من العوامل.

🟢 الخطوات العامة لاعداد ميثاق المشروع:

• تحديد ممول المشروع والتأكد من إشراكه وتأييده للمشروع.
• دراسة وفهم استراتيجية المؤسسة واستيعاب علاقتها مع المشروع.
• الفهم المبدئي لمتطلبات المشروع بصورة شاملة من ممول المشروع.
• تحديد وتحليل أصحاب المصلحة في المشروع مبدئياً.
• فهم المتطلبات المبدئية من أصحاب المصلحة.
• التوثيق المبدئي لأهداف المشروع والقيود وشروط النجاح.
• تحديد نطاق المشروع المبدئي.
• إنشاء القائمة الأولية لمخاطر المشروع و تحديات المشروع [Project risks and issues log].
• إجراء المناقشة الأولية للميزانية مع أصحاب المصلحة وتوثيقها.
• إعداد الجدول الزمني الأولي للمشروع.
• إكمال توثيق ومراجعة مستند ميثاق المشروع.
• الحصول على اعتماد ممول المشروع والجهات الأخرى وفق نظام المؤسسة.

ميثاق المشروع للمشاريع الرشيقة Agile Projects

يظل ميثاق المشروع من المستندات المستخدمة والمطلوبة عند إدارة المشاريع بالمنهجية الرشيقة Agile methodology، ولكن كما ذكرنا فمستندات إدارة المشاريع تخضع للتكييف والتخصيص وفق الاحتياج.

يكيف مدير المشروع مستند ميثاق المشروع ليتناسب مع مفاهيم إدارة المشاريع الرشيقة عبر توفير معلومات أقل وأعلى مستوى، ثم يحدث مدير المشروع ميثاق المشروع على طول مسار المشروع.

من النقاط التي يُسأل عنها: هل يعتبر ميثاق المشروع عقداً؟ والإجابة هي لا، ميثاق المشروع مستند داخلي يعتبر وثيقة تخول مدير المشروع البدء بأعمال المشروع ولكنه لا يسمى عقداً.

ودوماً يجب الأخذ في الاعتبار أن ميثاق المشروع هو مستند قابل للتغيير، في منهجية إدارة المشاريع التنبؤية قد يتم تحديث ميثاق المشروع كنتيجة لمخرج لإدارة تكامل المشروع، وفي منهجية المشروعات الرشيقة يتم تحديث المستند باستمرار كلما زاد وضوح المشروع.