6 فوائد تحتم عليك إستخدام قواعد البيانات

يجلس على كرسي خشبي متطلعاً من خلال نظارته في بعض وريقات أمامه، يخط فيها كلمات كثيرة حتى يُنهي معاملة أحد من يقف بالطابور بالخارج، ثم عندما يأتي التالي يُحرك كُرسيَّهُ بصوت مزعج متجولاً بين ملفاتٍ ضخمة على جنبات الغرفة باحثاً عن رقم معين ليبدأ المخطوطة القادمة لسعيد الحظ التالي 🙂 .

إذا لم ترَ هذا المشهد من قبل فلتحمد الله، تخيل معي أننا مازلنا نستخدم تلك الأنظمة الورقية، نعم! هذا ما كان يُستخدم في السابق ولنفترض أننا أصحاب بنك 🙂 .

آمل أني قد منحتُك قدراً من السعادة بهذا التخيُّل اللطيف. مهامُ البنك لا تُبارح أن يكون وسيطاً يأخذُ المال من أصحابه لتوظيفه بطريقة ما، أو أن يتقدم أحدُهم بمشروع ليقوم البنك بإقراضه المال ليُكمَل المشروع. وكلاهما عميلٌ للبنك.

ملفاتكُلما كان عدد العملاء كبيراً زاد إستهلاكنا للوقت و الأوراق لنقوم بحفظ بيانات العملاء وليس ذلك فحسب، حتى تعيش المشهد إعلم في أبسط الأحول في كل المعاملات الإعتيادية مثل السحب أو الإيداع نحتاج أوراقاً متعلقة بالعميل و تفاصيل حسابه. تخيل كم ورقة يُكتب عليها لتُحفظ يومياً، و كم سيبقى في دهاليز مكاتب الإرشيف بعد سنوات.

أضف على ذلك، عند الحاجة للتعديل فمن الضروري الوصول إلى بيانات العميل المخزنة ورقياً لنقوم بالتعديل عليها، هذه الملفات موجودة في أحد المخازن التي بها كم هائل من الغرف و الرفوف والورق المتعلق بعملاء البنك.

أظن أن هذا يكفي لتعرف كيف تسير الحياة بدون أوراق، و كيف أنها ستكون صعبة، لذا سأعطيك أسباباً تُحتم عليك إستخدام قواعد البيانات إضافة إلى التخلص من رهق تلك الحياة الورقية.

  1. سرعة الوصول والإسترجاع للبيانات : لا يوجد لدينا رفوف بمجرد كتابتك لإحدى معلومات العميل مثل رقمه أو إسمه أو حتى جزءاً من إسمه على النظام يمكنك الوصول إلى كل ما يتعلق بالعميل.
  2. تقليل المساحات المستخدمة : بإستخدامنا لقواعد البيانات بدلاً من إستخدامنا أساليب التخزين التقليدية نوفر تلك المساحات الهائلة التي تحتلها مكاتب الإرشيف، و ربما نبني عليها مسابح 🙂 .
  3. تكامل البيانات: يمكنك الإستفادة من أنظمة أخرى تفيدك في نظامك البنكي – حتى الآن أنت صاحب البنك 🙂 – مثل ربط النظام البنكي مع السجل المدني لتجلب البيانات ذات الصلة بالعميل المتعلقة بإنشاء حسابه مثلاً. و يكون حسابه مرتبطاً بسجلة الوطني لتأتيك البيانات على قالب من ذهب من جهة موثوقة، إنه تكامل البيانات 🙂 .
  4.  مشاركة البيانات : من السهولة بمكان مشاركة البيانات الرقمية مقارنة بالبيانات الورقية، ضغطات قليلة ثم تُصبح تفاصيل حسابك البنكي أمامك بينما تحتسي القهوة في بنما.
  5. السرية والأمن للبيانات : أعتبرها من أهم فوائد إستخدام قواعد البيانات، و مقارنة بالنظام الورقي 🙂 مرة أخرى، فحريقٌ بمخزن الأوراق بإمكانه أن يجعل العميل أو البنك مفلساً تماماً ولكن في قواعد البيانات تتوفر الكثير من الأساليب التي تمكن من حفظ نسخ إحتياطية للبيانات تضمن عدم فقدان البيانات حتى في حال سقوط قنبلة نووية.
  6. التقارير : كدت أنساها، وهي تقريباً من أهم الفوائد التي نجدها عند إعتمادنا على قواعد البيانات، كل المؤسسات تحاول أن تحصل على عائد ربحي جيد، ومن السبل التي تُمكن أي مؤسسة من التطور هو إمتلاكها للتقارير المُثلى مما يسهل عليهم دراسة نقاط الضعف والقوة في عمل المؤسسة لتتمكن من تطويرالأداء على مختلف المستويات المحاسبية أو الإدارية أو الإنتاجية. فالتقارير عامل أساسي تحتاجه المؤسسات لتقوم بهذه العمليات.

أرجو أن تكون قد إقتنعت بضرورة إستخدام قواعد البيانات بدلاً من الأنظمة الورقية، و لا أتمنى أن أزور إحدى المكاتب لأرى بعضك فقط من خلف الأورق، فهذه الفوائد الست تحتم عليك إستخدام قواعد البيانات، قطعاً !!!.

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

مقالات ذات صلة

زر الذهاب إلى الأعلى
إغلاق