عمليات إدارة المشاريع الخمس

من بين كثير من المفاهيم المتعلقة بإدارة المشاريع، يُعتبر فهم و معرفة العمليات الخمس الأساسية لإدارة المشاريع كالبنية التحتية لهيكل إدارة المشروع، هذه العمليات لا تتعلق في مفاهيمها بالمشاريع الكبيرة، و لكنها من البساطة و الأهمية بمكان لتحتل مكاناً من كل ما نرغب بفعله، و لنكتشف ذلك سوياً.

  1. إستهلال المشروع:

    استهلالكل مشروع يُنشأ من أجل تحقيق هدف معين، حتى و إن كان للمتعة فقط. و كثيرٌ من المشاريع تُنشأ للحظات ثُم تموت في مهدها. إعلم أن سبب موت هذه المشاريع في مهدها هو أنها مرت بمرحلة إستهلال المشاريع.
    لتفسير سبب موت المشاريع و كذلك ما يحدث عادة في مرحلة إستهلال المشروع، فإن ما يجعل المشاريع تموت في مهدها هو إجراء دراسة جدوى مبسطة. فإن أردت أن تُغير ترتيب مكتبك، فإن دراسة الجدوى المبسطة التي ستقوم بها هي معايرة ذلك المشروع مع الشروط و المحددات المتوفرة لديك.
    هذه المحددات عادة ما يكون منها – و ليس كلها – الوقت و  الزمن و  التكلفة و مجال تأثير المشروع و غيره من المحددات. بناءً على تلك المحددات تُقرر هل أقوم بترتيب مكتبي؟!! إذا كان قرارك بعدم الترتيب فربما لم يُسعفك الزمن، و إذا كان قرارُك بنعم فإنتقل إلى مرحلة التخطيط.
    إختبار قابلية تنفيذك للمشروع و مُعايرته على المحددات و الشروط و الموافقة عليه و رفضه تُمثَّل بعملية بإستهلال المشروع.

  2. التخطيطالتخطيط :

    ليس من حُسن التدبير أن تدير مشروعاً بلا خطة، بل لا يوجد مشروع بلا خطة. في عملية التخطيط تُرسي قواعدك من أجل أن تضع خطة تفصيلية لما ترغب بتنفيذه. هذه الخطة الناتجة من عملية التخطيط لا تعني أن تخطط للتنفيذ فقط، بل تُخطط حتى للتخطيط نفسه، تخطط كيف تُخطط – أي تضع معايير التخطيط – كما تُخطط أيضاً لطريقة تنفيذ المشروع و كيف تُراقبه و كيف تُنهيه. لا تترُك شاردة أو واردة في المشروع إلا و قد خططت لها.
    ربما تمُر عليك بعض الأشياء لا تستطيع التخطيط لها إلا بعد تنفيذ جُزء من المشروع، فستتسائل كيف أتغلب على هذه المشكلة في التخطيط، تابعنا على مدونة علوم للتعرف عليها.

  3. التنفيذ:

    تنفيذقيل في شعر الحكمة (إذا كُنت ذا رأي فكُن ذا عزيمةٍ * فإن فساد الرأي أن تترددا)، فما فائدة الخطة بلا تنفيذ؟!! ، في مرحلة التنفيذ تُجري تلك الخطط التي رسمتها على أرض الواقع، يُعتقد أن عملية التنفيذ من أصعب المراحل و أهمها في دورة حياة المشروع، و لكن لأصحح لك، مرحلة التنفيذ تقل في الأهمية و التأثير عن عملية التخطيط، و تأثير الخطأ فيها أقل من أخطاء التخطيط. إن أي خطأ غير مُكتشف في المراحل المبكرة للمشاريع يكونُ ذا تكلفة كبيرة من أجل إصلاحه، فإصلاح أخطاء التنفيذ – عادةً – أقل تكلفة من إصلاح أخطاء التخطيط.

  4. المراقبة و التحكم:

    مراقبةبينما تجري عمليات التنفيذ، تجري بالموازاة عمليات المراقبة و التحكم، أهميتها تأتي في تقويمها لمسار المشروع و المحافظة عليه من الخروج من المسار المخطط له، كما أنها تُقيم وضع المشروع حتى في حال سيره وفق المخطط فقد تكون تلك الخطة تقودهم إلى فشل المشروع.
    تتطلب عمليات المراقبة و التحكم تغييرات في عمليات تنفيذ المشروع، بعض هذه التغييرات التي تقع في إطار ما أُتفق عليه لا تؤثر في مسار عمل المشروع أو في أهدافه أو في زمن تسليمه، هذا النوع من التغييرات يتم تنفيذه فوراً بضمه إلى عمليات التنفيذ و تسليمه لفريق العمل.
    أما التعديلات ذات التغييرات في مسار تنفيذ المشروع فيُعاد التخطيط لها مع إعادة التخطيط للمشروع نفسه، يلي ذلك نُدخلها إلى مرحلة التنفيذ و يبدأ فريق العمل بتنفيذها، لكن رُبما تكون هذه التعديلات ذات تأثير قوي على الخط الأساسي للمشروع فستعود إلى مرحلة إستهلال المشروع لتدرس هل هناك جدوى من مواصلة المشروع، أم من الأفضل إنهاءه!!.

  5. إنهاء المشروع:

    انهاءإذا كان المشروع بناء منزل، من الخطأ إعتبار نهاية المشروع هي نهاية عمليات البناء. كثير من العمليات يجب تأديتها بإنتهاء المشروع مثل تجميع الأدوات المستخدمة، تنظيف محيط المنزل، تسليم المشروع و غيرها من العمليات التي بإمكانك تخيلها. مرحلة إنهاء المشروع عادة يتم تجاهلها للجهل بأهميتها، و لكنها تُمثل جزءاً لا بد من إجادته لضمان نجاح المشروع ليس هذا فقط، بل لضمان نجاح المشاريع الأخرى.

هذه هي عمليات إدارة المشاريع الخمس، لكن ربما تُنفذها خلال المشروع الواحدة عشرات المرات، كيف ذلك؟ تخيل أن لديك مشروعاً كبيراً بما يكفي لكي تعتبر أن كل مرحلة من مراحل إدارة المشاريع هي مشروع مُستقل، أأدركت الحال؟!! و كلما كبُر المشروع كلما إتبعت هذه العمليات بصورة أكثر تكراراً مع إختلاف المراحل.

أترُك لك المجال لتتمثّل هذه العمليات في حياتك اليومية المتكررة و ترى مدى فائدتها لك، هل تُفيد فعلاً؟

مصطفى الطيب

صديقٌ لنُظمِ المعلُومات و عُلومِ الحَاسِب و مُختصٌ بهما، مُحبٌ للعِلمِ و نَشرِه. أُشاركُ معارفي و تَجاربي و خِبراتي في تَدويناتٍ و دوراتٍ من خلال مُدونةِ عُلوم.

‫3 تعليقات

  1. موضوع جميل وشرح بسيط
    اذا كان بالامكان عمل المواضيع أو الموقع باللغة الانجليزية لتعم الاستفادة من جميع الفئات

    1. لا أستطيع أن أقول أني وددتُ الكتابة باللغة الإنجليزية، أردتُ أن أُشارك شيئاً عربياً من مفاهيمنا و بلُغتنا أُحاول فيه إفادة العرَب.
      شُكراً لك على تواجدك و تعليقك 🙂

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

مقالات ذات صلة

زر الذهاب إلى الأعلى